Prozessautomatisierung

Onboarding automatisieren — Kunden und Mitarbeiter effizient einarbeiten

Wenn ein neuer Kunde oder ein neuer Mitarbeiter anfängt, müssen viele Schritte in der richtigen Reihenfolge passieren. Projekte aufsetzen, Zugänge einrichten, Checklisten abarbeiten, Schulungen zuweisen, Willkommensnachrichten versenden. Alles davon lässt sich standardisieren — und automatisieren.

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Typische Herausforderungen

  • Verbringt Ihr Team nach jedem Neukundenabschluss Stunden damit, Projekte manuell aufzusetzen und Standardunterlagen zusammenzustellen, obwohl der Ablauf immer gleich ist?
  • Gehen Onboarding-Schritte unter, weil es keine verlässliche Checkliste gibt und jeder es ein bisschen anders macht?
  • Wächst Ihre Kundenzahl, aber das Onboarding bleibt ein manueller Flaschenhals, der Ihr Team ausbremst?

Kunden-Onboarding

Problem

Ein neuer Kunde wird gewonnen — und dann beginnt die eigentliche Arbeit. Ein Projekt muss aufgesetzt werden, Standardunterlagen müssen verschickt werden, interne Abläufe müssen angestoßen werden. Je nachdem, wie viele Schritte das sind, dauert es Stunden oder Tage, bis alles steht. Und wenn ein Schritt vergessen wird, fällt es erst auf, wenn der Kunde nachfragt.

Was wir machen

Wir bauen einen Workflow, der beim Kunden-Onboarding automatisch die richtigen Schritte auslöst: Projekt wird im Projektmanagement angelegt, Standardunterlagen werden versendet, die zuständigen Teammitglieder werden informiert, eine Willkommensnachricht geht an den Kunden. Was genau passiert und in welcher Reihenfolge, hängt von Ihren Abläufen ab — wir bauen das individuell für Sie.

Mitarbeiter-Onboarding

Problem

Ein neuer Mitarbeiter fängt an — und irgendjemand muss dafür sorgen, dass alles bereit ist. Zugänge einrichten, Checklisten vorbereiten, Schulungen zuweisen, die Probezeit im Blick behalten. Bei einem Mitarbeiter ist das überschaubar. Bei fünf gleichzeitig wird es chaotisch — und wenn ein Schritt vergessen wird, merkt es niemand, bis der neue Kollege fragt, warum er keinen Zugang hat.

Was wir machen

Wir automatisieren den gesamten Onboarding-Ablauf für neue Mitarbeiter. Zugänge werden eingerichtet, Checklisten automatisch zugewiesen, Schulungen zugeteilt — abhängig von der Abteilung und der Rolle. Ein neuer Mitarbeiter in der Buchhaltung bekommt andere Schulungen zugewiesen als jemand im Vertrieb. Erinnerungen an Probezeit-Gespräche oder ausstehende Schritte laufen automatisch.

Und mit KI geht noch mehr

Der Onboarding-Prozess selbst ist regelbasiert — die richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge. Aber davor und danach gibt es Punkte, an denen KI einen Unterschied macht: Bewerbungen sichten und einordnen, bevor das Onboarding überhaupt beginnt. Oder personalisierte Willkommensnachrichten, die über eine Standardvorlage hinausgehen.

→ Mehr dazu: HR und Recruiting (KI-Agenten) · CRM und Sales (KI-Agenten)

Häufige Fragen

Ja. Beides sind separate Workflows, die parallel laufen können. Die Schritte, Checklisten und Benachrichtigungen werden individuell für jeden Bereich definiert.

Für einen Standard-Onboarding-Prozess rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen. Wenn mehrere Abteilungen mit unterschiedlichen Abläufen abgebildet werden sollen, kann es etwas länger dauern.

Ja. Der Workflow ist flexibel aufgebaut. Wenn sich Abläufe ändern — neue Schulungen, andere Checklisten, zusätzliche Schritte — passen wir das an.

Das System erkennt offene Schritte und erinnert automatisch die zuständige Person. Wenn nach einer definierten Frist keine Reaktion kommt, wird eskaliert.

Nein. Wir arbeiten mit den Systemen, die Sie bereits nutzen — ob HR-Software, Projektmanagement-Tool oder CRM. Der Workflow verbindet sich mit Ihrer bestehenden Infrastruktur.

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