Dokumentenverarbeitung automatisieren — Erkennen, Kategorisieren, Ablegen

Typische Herausforderungen

• Verbringt Ihr Team Zeit damit, eingehende Dokumente manuell zu öffnen, zu benennen und in den richtigen Ordner zu legen — obwohl der Dokumenttyp auf den ersten Blick erkennbar ist?
• Gehen Dokumente verloren oder werden falsch zugeordnet, weil jeder im Team Dateien nach eigenem System ablegt?
• Wächst Ihr Dokumentenaufkommen mit dem Unternehmen, aber die Ablage bleibt ein manueller Engpass, der immer mehr Zeit kostet?

Das Problem

Dokumente kommen aus verschiedenen Quellen — per E-Mail, aus dem CRM, aus der Buchhaltung, manchmal auch noch als Brief. Jedes Dokument muss geöffnet, eingeordnet, benannt und abgelegt werden. In der richtigen Version, im richtigen Ordner, mit dem richtigen Dateinamen. Das Ergebnis: Dokumente landen im falschen Ordner. Alte Versionen bleiben liegen. Und wenn jemand ein bestimmtes Dokument sucht, dauert es länger als nötig.

Was wir machen

Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt, kategorisiert und am richtigen Ort abgelegt — in Ihrer zentralen Datenbank, in OneDrive, in einer Ordnerstruktur oder wo immer Sie Ihre Dateien verwalten. Eine Rechnung landet im Rechnungsordner, ein Vertrag beim richtigen Kunden, ein Lieferschein beim richtigen Projekt. Die Regeln dafür sind deterministisch — klar definiert und nachvollziehbar.

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Wie es funktioniert

Und mit KI geht noch mehr

Regelbasierte Kategorisierung funktioniert, wenn die Dokumenttypen klar definiert sind. Aber manchmal ist nicht sofort erkennbar, worum es sich handelt — ein unstrukturiertes Dokument, ein Anhang ohne klaren Betreff, ein Vertrag, der auf Abweichungen geprüft werden soll. Das ist der Punkt, an dem KI den Prozess ergänzt.

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