Prozessautomatisierung

Angebotserstellung automatisieren — Vom Angebot zum Auftrag

Ein Lead wird zum Interessenten, ein Interessent bekommt ein Angebot, ein Angebot wird zum Auftrag. Jeder dieser Schritte löst Folgeaktionen aus — Dokumente erstellen, Fristen setzen, nachfassen, das Team informieren. Wir automatisieren diesen Ablauf von der Angebotserstellung bis zur Auftragsanlage.

Beraten lassen

Typische Herausforderungen

  • Verbringt Ihr Team Zeit damit, Angebote manuell aus Vorlagen zusammenzubauen — obwohl die Kundendaten bereits im System liegen?
  • Gehen Angebote in Vergessenheit, weil niemand nachverfolgt hat, ob der Interessent sich gemeldet hat?
  • Wächst Ihr Auftragsvolumen, aber zwischen Angebot und Auftrag entstehen immer wieder manuelle Lücken, die Fehler und Verzögerungen produzieren?

Das Problem

Angebote werden manuell erstellt: Vorlage öffnen, Kundendaten eintragen, Positionen anpassen, als PDF speichern, per E-Mail versenden. Wenn der Kunde nicht reagiert, muss jemand daran denken, nachzufassen. Wenn das Angebot angenommen wird, muss der Auftrag in einem anderen System angelegt werden. Und wenn sich zwischendurch etwas ändert — Preise, Konditionen, Ansprechpartner — muss alles manuell nachgezogen werden.

Was wir machen

Wir automatisieren den gesamten Ablauf. Angebote werden automatisch aus Ihren Vorlagen erstellt und mit den Daten aus Ihrem CRM oder Ihrer Datenbank befüllt — Kundendaten, Positionen, Preise, Konditionen. Kein manuelles Kopieren, keine veralteten Vorlagen. Das fertige Angebot wird zur Freigabe bereitgestellt oder direkt versendet. Bei offenen Angeboten wird automatisch nachgefasst — nach den Regeln und Fristen, die Sie definieren.

→ Mehr dazu: Datenintegration

Wie es funktioniert

1

Angebot wird ausgelöst

Ein Ereignis startet den Prozess — ein neuer Lead im CRM, eine Anfrage per E-Mail, oder eine manuelle Auslösung durch Ihr Team. Die relevanten Kundendaten werden automatisch zusammengezogen.

2

Angebot wird erstellt und versendet

Das System befüllt Ihre Angebotsvorlage mit den Daten, erstellt das Dokument und stellt es zur Freigabe bereit. Nach Freigabe wird es automatisch versendet.

3

Nachfassen und Auftragsanlage

Wenn das Angebot offen bleibt, wird automatisch nachgefasst. Wenn es angenommen wird, werden die Folgeschritte ausgelöst: Auftrag anlegen, Projekt aufsetzen, Rechnung vorbereiten.

Und mit KI geht noch mehr

Die Automatisierung erstellt Angebote aus Vorlagen und festen Daten. Aber wenn Sie wollen, dass Angebotstexte individuell auf den Kunden zugeschnitten werden oder dass der Agent eigenständig mit Leads kommuniziert, kommt KI ins Spiel.

→ Mehr dazu: CRM und Sales (KI-Agenten) · Marketing und Content (KI-Agenten)

→ Mehr dazu: Datensouveränität · Workshops

Häufige Fragen

Wir arbeiten mit Ihren bestehenden Vorlagen — ob Word, PDF oder direkt aus Ihrem CRM. Die Vorlagen werden automatisch mit den aktuellen Kundendaten und Positionen befüllt.

Sie definieren die Regeln: nach wie vielen Tagen wird erinnert, wie oft, und über welchen Kanal. Das System fasst automatisch nach — per E-Mail oder als interne Erinnerung an Ihr Team.

Für einen Standard-Angebotsprozess rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen. Wenn zusätzlich Auftragsanlage und Projektaufsetzen automatisiert werden, kann es entsprechend länger dauern.

Ja. Wir arbeiten mit gängigen CRM-Systemen wie HubSpot, Pipedrive, Salesforce und anderen. Die Angebotsdaten werden direkt aus dem CRM gezogen und nach Abschluss zurückgeschrieben.

Das hängt vom Umfang ab — einfache Angebotserstellung ist günstiger als ein kompletter Prozess mit Follow-up, Auftragsanlage und Projektaufsetzen. Im Erstgespräch geben wir Ihnen eine realistische Einschätzung.

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Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie wir diesen Prozess für Sie automatisieren können.

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