Prozessautomatisierung

Rechnungsverarbeitung automatisieren — Vom Eingang bis zur Verbuchung

Rechnungen kommen rein, müssen geprüft, weitergeleitet und verbucht werden. Zahlungseingänge müssen abgeglichen, Belege zugeordnet und Unterlagen für den Steuerberater vorbereitet werden. Alles regelbasiert, alles wiederkehrend — und trotzdem erledigt es jemand manuell. Wir automatisieren diese Abläufe, damit Ihr Team sich auf die Fälle konzentriert, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.

Beraten lassen

Typische Herausforderungen

  • Verbringt Ihr Team täglich Zeit damit, Rechnungen manuell zu öffnen, zu prüfen und ins System einzutragen, obwohl der Ablauf jedes Mal gleich ist?
  • Gehen Zahlungserinnerungen unter, weil niemand im Blick hat, welche offenen Posten wie lange warten?
  • Wächst Ihr Unternehmen, aber Ihre Buchhaltungsvorarbeiten skalieren nicht mit — und der Steuerberater wartet jedes Mal auf dieselben Unterlagen?

Das Problem

Jeden Tag kommen Rechnungen per E-Mail. Jede muss geöffnet, geprüft und an die richtige Stelle weitergeleitet werden. Zahlungseingänge müssen mit offenen Posten abgeglichen werden. Belege müssen benannt, abgelegt und für den Steuerberater oder die Buchhaltungssoftware aufbereitet werden. Einzeln dauert jeder Schritt nur Minuten — aber in Summe bindet es Stunden, die Ihrem Team für andere Arbeit fehlen. Und je mehr Vorgänge manuell laufen, desto höher die Fehlerquote: falsche Zuordnungen, vergessene Buchungen, verspätete Zahlungserinnerungen.

Was wir machen

Wir automatisieren den gesamten Ablauf von Rechnungseingang bis Verbuchung. Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt und direkt an Ihre Buchhaltungssoftware weitergeleitet — ob Lexware, Sevdesk oder ein anderes System. Die Datenextraktion übernimmt die Software selbst, nicht der Workflow. Was wir automatisieren, ist alles drumherum: die Erkennung, die Weiterleitung, die Zuordnung. Zahlungseingänge werden automatisch mit offenen Posten abgeglichen. Wiederkehrende Vorarbeiten für Ihren Steuerberater oder Buchhalter — Belege zuordnen, Unterlagen aufbereiten, Übersichten erstellen — laufen automatisch statt manuell.

→ Mehr dazu: Datenintegration

Wie es funktioniert

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Rechnung kommt rein

Eine Rechnung trifft per E-Mail ein. Das System erkennt sie automatisch und leitet sie an Ihre Buchhaltungssoftware weiter. Dort werden die relevanten Daten ausgelesen — Sie müssen die Rechnung nicht mehr manuell öffnen, prüfen und hochladen.

2

Weiterleitung und Verbuchung

Je nach Ablauf geht die Rechnung direkt in die Buchhaltungssoftware oder erst an die zuständige Person zur Freigabe. Wenn alles stimmt, wird verbucht — ohne dass jemand manuell eingreifen muss.

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Zahlungsabgleich

Eingehende Zahlungen werden automatisch offenen Posten zugeordnet. Wenn eine Zahlung fehlt oder eine Frist abläuft, wird die zuständige Person benachrichtigt.

Und mit KI geht noch mehr

Die Automatisierung erledigt alles, was nach festen Regeln funktioniert. Aber manche Aufgaben brauchen mehr: individuelle Mahnungen formulieren, Verträge auf Abweichungen prüfen, Zahlungsausfälle vorhersagen. Das ist der Punkt, an dem KI den Prozess erweitert.

→ Mehr dazu: Buchhaltung und Legal (KI-Agenten) · Datensouveränität · Workshops

Häufige Fragen

Ja. Wir arbeiten mit gängigen Systemen wie Lexware, Sevdesk, DATEV, FastBill und anderen. Entscheidend ist, ob das System eine Schnittstelle bietet — und die meisten tun das.

In der Regel zwei bis vier Wochen für eine Standardlösung. Bei komplexeren Anforderungen — etwa Anbindung an mehrere Buchhaltungssysteme oder Banking-Schnittstellen — kann es etwas länger dauern.

Die Kosten richten sich nach der Komplexität Ihrer Abläufe und der Anzahl der zu verbindenden Systeme. In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihre Situation und geben eine konkrete Einschätzung.

Das System ist so aufgebaut, dass Ausnahmen erkannt und zur manuellen Prüfung an die zuständige Person weitergeleitet werden. Nichts geht verloren — unklare Fälle werden markiert, statt übergangen.

Nein. Nach der Einrichtung läuft die Automatisierung im Hintergrund. Wir schulen Ihr Team auf die neuen Abläufe, damit alle wissen, wo sie bei Bedarf eingreifen können.

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