Prozessautomatisierung
Kommunikation automatisieren — Benachrichtigungen, Erinnerungen, Freigaben
In Ihrem Unternehmen passieren täglich Dinge, die eine Reaktion auslösen sollten: Ein Projekt wird abgeschlossen, ein Kunde meldet sich, eine Aufgabe bleibt zu lange offen. Aber die Benachrichtigung geht nicht raus, weil jemand es vergessen hat. Wir bauen Workflows, die automatisch die richtige Aktion auslösen — per E-Mail, Slack, Teams, SMS oder was immer Sie nutzen.
Typische Herausforderungen
- Bleiben Projekte ins Stocken, weil die zuständige Person nicht wusste, dass sie an der Reihe ist — weil die Benachrichtigung nie ankam?
- Gehen Freigabeanfragen im Postfach unter, sodass Vorgänge tagelang warten, obwohl die Entscheidung in einer Minute getroffen wäre?
- Muss Ihr Team bei jeder Statusänderung manuell Bescheid geben — per E-Mail, per Chat, per Zuruf — obwohl das immer dieselben Informationen sind?
Das Problem
Informationen gehen verloren, nicht weil sie nicht da sind, sondern weil niemand sie weitergibt. Ein Vorgang ändert seinen Status, aber die zuständige Person erfährt es nicht. Eine Aufgabe liegt seit Tagen offen, aber niemand erinnert daran. Eine Freigabe wird gebraucht, aber die Anfrage bleibt im Postfach liegen, weil sie zwischen anderen E-Mails untergeht. Das Ergebnis: Verzögerungen, Nachfragen, doppelte Arbeit.
Was wir machen
Wir bauen Workflows, die bei definierten Ereignissen automatisch die richtige Kommunikation auslösen. Ein Projekt wird als abgeschlossen markiert — die Rechnung wird automatisch erstellt und der Kunde informiert. Eine Aufgabe ist seit drei Tagen überfällig — die zuständige Person bekommt eine Erinnerung. Ein Angebot wurde angenommen — das Team wird benachrichtigt und die nächsten Schritte werden angestoßen. Über welche Kanäle die Kommunikation läuft, hängt von Ihren Systemen ab: E-Mail, Slack, Microsoft Teams, SMS — wir passen uns an das an, was bei Ihnen im Einsatz ist.
Wie es funktioniert
Ereignis tritt ein
Ein Status ändert sich, eine Frist läuft ab, ein neuer Datensatz wird angelegt, ein Schwellenwert wird überschritten — irgendein definiertes Ereignis passiert in einem Ihrer Systeme.
Workflow startet automatisch
Das System erkennt das Ereignis und führt den definierten Workflow aus: eine Benachrichtigung an die richtige Person, eine Erinnerung nach X Tagen, eine Freigabeanfrage an den Vorgesetzten, eine Information an den Kunden.
Nichts bleibt liegen
Jeder Workflow wird protokolliert: was ausgelöst wurde, wann, an wen. Wenn eine Reaktion ausbleibt, kann automatisch eskaliert werden.
Und mit KI geht noch mehr
Workflows lösen regelbasierte Kommunikation aus — schnell, zuverlässig, ohne Vergessen. Aber manchmal reicht eine einfache Benachrichtigung nicht: Ein Kunde braucht eine individuelle Antwort. Eine Anfrage muss erst verstanden werden, bevor sie weitergeleitet werden kann. Das ist der Punkt, an dem KI übernimmt.
Häufige Fragen
Verwandte Leistungen
Bereit für den nächsten Schritt?
Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie wir diesen Prozess für Sie automatisieren können.