Prozessautomatisierung

Fristen- und Vertragsverwaltung — Keine Frist mehr verpassen

Kündigungsfristen, Wartungsintervalle, ablaufende Zertifikate, Vertragsverlängerungen — Termine, die Geld kosten, wenn sie verpasst werden. Wir bauen Workflows, die automatisch erinnern, bevor eine Frist abläuft, sodass Ihr Team rechtzeitig handeln kann.

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Typische Herausforderungen

  • Haben Sie sich schon einmal zu spät an eine Kündigungsfrist erinnert — und den Vertrag damit ungewollt verlängert?
  • Gehen Zertifikats- oder Lizenzfristen unter, weil sie in einer Excel-Tabelle liegen, die niemand regelmäßig prüft?
  • Wächst Ihr Vertragsbestand, aber die Übersicht über Fristen und Verlängerungen bleibt ein manueller Aufwand, der immer fehleranfälliger wird?

Das Problem

In jedem Unternehmen gibt es Fristen, die nicht vergessen werden dürfen: Ein Vertrag verlängert sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Ein Zertifikat läuft ab und muss erneuert werden. Ein Wartungsintervall wird fällig. Eine Lizenz muss verlängert werden. In der Praxis werden diese Fristen oft in Excel-Tabellen, Kalendern oder im Kopf verwaltet. Das funktioniert, solange es wenige sind. Bei zehn, zwanzig oder hundert Verträgen wird es unübersichtlich — und teuer, wenn etwas durchrutscht.

Was wir machen

Wir erfassen alle relevanten Fristen zentral und bauen Workflows, die rechtzeitig erinnern — Wochen oder Monate vor Ablauf, je nachdem, wie viel Vorlauf Sie brauchen. Die Erinnerungen gehen an die zuständige Person, nicht an ein allgemeines Postfach. Wenn eine Frist näher rückt und noch keine Aktion erfolgt ist, wird automatisch eskaliert.

→ Mehr dazu: Datenintegration

Wie es funktioniert

1

Fristen erfassen

Alle relevanten Fristen werden zentral erfasst — Vertragsenden, Kündigungsfristen, Wartungsintervalle, Zertifikatsablauf. Entweder automatisch aus Ihren Systemen oder durch einmalige Erfassung.

2

Rechtzeitig erinnern

Das System erinnert die zuständige Person zum definierten Zeitpunkt. Nicht als einmalige Erinnerung, sondern gestuft: erste Erinnerung, zweite Erinnerung, Eskalation.

3

Handeln oder eskalieren

Wenn die Frist bearbeitet wird, ist der Vorgang erledigt. Wenn nicht, wird automatisch eskaliert — an den Vorgesetzten, an eine zweite Person, oder als dringende Benachrichtigung.

Und mit KI geht noch mehr

Fristenverwaltung ist regelbasiert — Datum, Vorlauf, Erinnerung. Aber wenn Sie wollen, dass eingehende Verträge automatisch analysiert werden, Kündigungsfristen extrahiert und Abweichungen von Ihren Standardkonditionen erkannt werden, kommt KI ins Spiel.

→ Mehr dazu: Buchhaltung und Legal (KI-Agenten)

→ Mehr dazu: Workshops

Häufige Fragen

Alle Fristen, die ein festes Datum haben: Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen, Wartungsintervalle, Zertifikatsablauf, Lizenzverlängerungen, Probezeiten und mehr.

Idealerweise werden Fristen automatisch aus Ihren bestehenden Systemen gezogen — aus dem CRM, der Buchhaltung oder einer Vertragsdatenbank. Wo das nicht möglich ist, werden sie einmalig erfasst.

Genau das verhindert das System. Erinnerungen laufen gestuft: erste Erinnerung, zweite Erinnerung, Eskalation an den Vorgesetzten. Nichts fällt durch, weil jemand es vergessen hat.

Für eine überschaubare Anzahl an Fristen und klare Quellen rechnen Sie mit ein bis drei Wochen. Bei vielen verschiedenen Fristenarten und mehreren Quellen entsprechend länger.

Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Datenquellen und der Komplexität der Eskalationsregeln. Im Erstgespräch klären wir den Umfang und geben eine konkrete Einschätzung.

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