Prozessautomatisierung
Freigabeprozesse digitalisieren — Schnell, nachvollziehbar, automatisch
Urlaubsanträge, Budgetfreigaben, Bestellungen ab einem bestimmten Betrag — Vorgänge, die eine Genehmigung brauchen, bevor sie weitergehen. Wir bauen Workflows, die Freigabeanfragen automatisch an die richtige Person leiten, Eskalationen bei Verzögerung auslösen und den Status jederzeit nachvollziehbar machen.
Typische Herausforderungen
- Bleiben Genehmigungsanfragen tagelang offen, weil die zuständige Person sie im E-Mail-Postfach übersehen hat?
- Stehen Projekte oder Bestellungen still, sobald der Verantwortliche nicht erreichbar ist — weil es keinen geregelten Vertretungsprozess gibt?
- Wächst Ihr Unternehmen, aber Freigaben laufen weiterhin informell — und niemand kann nachvollziehen, wer was wann genehmigt hat?
Das Problem
In vielen Unternehmen laufen Freigaben informell: per E-Mail, per Telefon, per Chat. Das funktioniert, solange es wenige sind. Aber wenn Anträge liegen bleiben, weiss niemand, wo sie stecken. Wenn der Vorgesetzte im Urlaub ist, steht alles still. Und wenn nachträglich jemand fragt, wer was wann freigegeben hat, gibt es keine saubere Dokumentation.
Was wir machen
Wir bauen Freigabe-Workflows, die nach Ihren Regeln funktionieren. Wer darf was genehmigen? Ab welchem Betrag braucht es eine zweite Freigabe? Wer springt ein, wenn die zuständige Person nicht verfügbar ist? Diese Regeln werden einmal definiert und dann automatisch durchgesetzt. Die Anfrage geht automatisch an die richtige Person. Wenn sie nicht reagiert, wird eskaliert. Wenn sie genehmigt, werden die Folgeschritte ausgelöst.
Wie es funktioniert
Anfrage wird gestellt
Ein Mitarbeiter stellt einen Antrag — Urlaub, Budget, Bestellung, Projektfreigabe. Der Workflow erkennt automatisch, welche Genehmigungsstufe nötig ist.
Automatische Weiterleitung
Die Anfrage geht an die zuständige Person — oder bei höheren Beträgen an mehrere Personen in der richtigen Reihenfolge. Erinnerungen bei Verzögerung laufen automatisch.
Genehmigung und Folgeschritte
Nach der Genehmigung werden automatisch die nächsten Schritte ausgelöst: Bestellung aufgeben, Urlaubstage verbuchen, Budget reservieren. Bei Ablehnung wird der Antragsteller informiert.
Und mit KI geht noch mehr
Freigabeprozesse sind regelbasiert — klare Schwellenwerte, klare Zuständigkeiten. Aber wenn Sie wollen, dass Budgets nicht nur freigegeben, sondern auch analysiert werden — wo geht das Geld hin, welche Muster gibt es, wo drohen Überschreitungen — dann ergänzt KI den Prozess.
Häufige Fragen
Verwandte Leistungen
Bereit für den nächsten Schritt?
Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie wir diesen Prozess für Sie automatisieren können.